- ٢٠ نيسان/أبريل ٢٠٢٤ | ١١ شوال ١٤٤٥ هـ
◄إنّ الغرض الحقيقي من مجموعة الأسئلة الآتية هو أن تتمكن من تحديد مقياس لمهاراتك في إدارة المشروعات وتنميتها إذا كنت في حاجة إلى ذلك. أجب بموضوعية ودقة عن هذه الأسئلة.
1- كيف تفرق بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع؟
أ) لا أرى أي فرق بينهما.
ب) إنّ التخطيط للمشروع يدور حول تفاصيل خطة المشروع.
ت) إنّ إدارة المشروع هي إدارك أنّ مهمة المشروع الحقيقية هي إضافة قيمة معينة ضمن سياق بقية مشروعات المؤسسة وأهدافها، وأنّ خطة المشروع تعد جزءاً من هذه الإدارة.
2- هل تدرك قيمة المشروعات بالنسبة للمؤسسة؟
أ) أحياناً يتحتم عليك القيام بها.
ب) إنّ لديّ فكرةً عامةً عن تكاليفها وفوائدها.
ت) إنّني أقوم بترتيب أولوية الأنشطة بالخطة حسب قيمتها بالنسبة للمؤسسة.
3- هل تضع أهدافاً واضحةً للمشروعات؟
أ) إنّ المهام الموكلة إليّ هي المحرك الأساسي لعملي.
ب) لقد سجلت بعض الأهداف
ت) لقد وضعت مجموعةً من الأهداف والأساسيات التي اتفق عليها مع جميع عناصر المستفيدين والمشاركين بالمشروع.
4- هل تنفق مع فريق العمل على تصور معين لما تريد إنجازه؟
أ) أنا لا اهتم بالتصورات الذهنية لأنّها غير قابلة للتحقيق.
ب) إنّ لديّ فكرةً جيدةً عما يمكن تحقيقه.
ت) أنا أتفق مع التصور العام لفريق العمل من أجل وضع أفضل الخطط الممكنة.
5- هل تدرك حجم الضغوط التي سوف تواجهك عند حاجتك إلى الموارد؟
أ) دائماً ما تواجهني مشكلة الالتزام بجدول زمني محدد.
ب) أسعى إلى التوفيق بين الموارد والمتطلبات.
ت) أبحث بصورة شاملة في جميع أقسام المؤسسة لمحاولة إيجاد أي طريقة استطيع من خلالها خفض الموارد المطلوبة للمشروعات.
6- ما مدى مهارتك في تقدير احتياجاتك للموارد؟
أ) يمكنني بالتقريب تحديد حجم الموارد البشرية التي سوف احتاج إليها.
ب) أسعى إلى التوفيق بين توفير الموارد البشرية المطلوبة وطاقم الإدارة المسؤول عنها.
ت) لقد استطعت التوصل إلى أعلى مستويات الالتزام فيما يتعلق بالموارد البشرية وبقية الموارد الأخرى مثل المعدات وخلافه.
7- ما مدى فاعلية التخطيط البياني الشبكي لعملك؟
أ) أنا لا أعرف بالضبط مدلول التخطيط البياني الشبكي.
ب) إنّ لديّ لائحة بالأنشطة والمقاييس الزمنية، ولكنها لم تحفظ بالمستندات على هيئة تخطيط بياني شبكي.
ت) أنا استخدم التخطيط الباني الشبكي لتحديد أهم المسارات خلال المشروع، وذلك من أجل التركيز على الأنشطة التي قد تعوق تقدمه.
8- ما مدى براعتك في التنبؤ بالمشكلات القادمة؟
أ) أنا لا أجد وقتاً كافياً للتنبؤ بالمشكلات المستقبلية، يكفيني حل مشكلاتي الحالية.
ب) أنا أعلم مواطن التهديد الرئيسة وأحاول الإعداد لها.
ت) لقد أجريت مسحاً نظرياً لجميع مناطق المشكلات المحتملة، واتخذت الإجراءات اللازمة لتجنبها، مع وضع خطط احتياطية في حالة وقوع أي نوع من التهديدات.
9- هل وضعت خطوات منظمة لعملية اتخاذ القرارات المهمة؟
أ) ليس لديّ الوقت الكافي لاتباع خطوات معينة في اتخاذ القرارات، ولكني اعتمد على الحدس والإحساس الداخلي.
ب) سوف اتناقش مع أعضاء فريق العمل قبل اتخاذ أي قرار مهم.
ت) استخدم عملية منطقية يشترك فيها جميع الأعضاء المناسبون بفريق العمل وعناصر المستفيدين، ثم اسجل كيف توصلت إلى هذا القرار.
10- كيف يمكنك تقييم نجاح خطتك في التواصل بطريقة عملية:
أ) أجيب عن أسئلة الآخرين عند طرحها عليّ.
ب) اطلع أعضاء فريق العمل على أحدث التطورات وكلّ ما هو جديد أثناء اجتماعات المتابعة.
ت) لديّ خطة تضمن لجميع عناصر المستفيدين حصولهم على المعلومات المطلوبة عند الحاجة إليها وبأبسط الطرق.
11- ما مدى براعتك في قيادة فريق العمل خلال المراحل المختلفة لتكوينه؟
أ) أنا لا أعلم بالضبط مراحل تكوين الفريق.
ب) كل ما اتمناه أن يعمل الجميع معاً بنجاح في النهاية.
ت) أبدأ بتحديد المراحل الأربع التي تمر بها جميع فرق العمل، ثم أحاول مساعدته في الوصول إلى الكفاءة المطلوبة في أسرع وقت ممكن.
12- هل تحاول التعامل مع سبب المشكلة بدلاً من تصحيح ما أفسدته؟
أ) أنا لا أعلم بالضبط ما يعنيه هذا السؤال.
ب) أنا أرى أنّ البحث عن حل سريع للمشكلة يساعد على استكمال العمل مرة أخرى بالمشروع.
ت) حتى ولو اضطررت إلى إيجاد حل سريع للمشكلة حرصاً على استمرار العمل بنفس الكفاءة، فإنّه من الضروري أن أبحث عن سبب هذه المشكلة ومعالجة الخلل حتى لا تتكرر مرة أخرى.
13- ما فائدة تقارير تطور العمل التي تقدمها؟
أ) إنّ الاستغراق في كتابة التقارير يعوق تقدمي في وظيفتي.
ب) أقدم تقارير شهرية لرئيسي عن تطور العمل.
ت) أحاول تقديم الحد الأدنى من التقارير، ولكن مع التأكد أنّ الجميع يملك ما يفيده من التقارير.
التحليل:
إذا كانت أغلب الإجابات من الفئة (أ):
إنّ إجاباتك تدل على عدم تمتعك بالخبرة الكافية لإدارة المشروعات، قد تكون متحمساً لهذا المنصب، ولكن من المؤكد أنّك في حاجة إلى مراجعة تقنيات تحديد الأهداف وعمليات التخطيط. فعليك أن تفكر أوّلاً في الأهداف الأساسية لفريق عملك وما يمكنه تحقيقه. ثم ابدأ بالعمل على وضع خطة واضحة مع التفهم الكامل لجميع مراحلها والتأكد من الوصول إلى النقاط المطلوبة وبالوقت المحدد. ضع في حسبانك جميع عناصر المستفيدين – وبخاصةً العملاء – واحتياجاتهم ومتطلباتهم.
إذا كانت أغلب الإجابات من الفئة (ب):
إنّ لديك خبرةً ومعرفةً كافيةً فيما يتعلق بإدارة المشروعات والتعامل مع عناصر المستفيدين وفرق العمل. فقد بدأت رؤية المشروع من وجهة نظر المؤسسة، ولكن قد تحتاج إلى بذل الوقت والجهد في تنمية مهاراتك بصورة أكبر في هذا المجال. ابدأ بالاجتماع مع أعضاء فريق العمل وضع خطة منسقة رفيعة المستوى. كن ناقداً قاسياً في الحكم على أسلوب إدارتك للمشروع بوجه عام.
إذا كانت أغلب الإجابات من الفئة (ت):
من المؤكد أنّك تملك الخبرة المتخصصة كونك قائداً لفريق العمل ومديراً للمشروع. ومع هذا، فلابدّ أن تحرص على تقوية علاقتك بعناصر المستفيدين وأعضاء الفريق والتعامل معهم بشكل متخصص. كما يجب أن تركز على التخطيط طويل المدى. وبإمكانك أن تستعين ببعض التقنيات التي جاءت بهذا الكتاب لتحسين بيئة عملك ونتائجه وحاول أن تستخدم تلك التقنيات في مساعدة بقية أعضاء فريق عملك من أجل الارتقاء بمهاراتهم، موضحاً لهم أهمية أن تكون متحكماً في عملهم وحياتهم، وذلك عن طريق متابعة الخطة بشكل دوري وإدخال التعديلات الضرورية إذا استلزم الأمر.
النتيجة النهائية:
إذا كانت هذه المرة الأولى التي تقيّم فيها نفسك، فعليك أن تأخذ في حسبانك التحليل المذكور بنهايته عند قراءة هذا الكتاب. انتبه إلى الأجزاء التي تتناول التعليق على إجاباتك، وحاول الاستفادة من النصائح والتقنيات التي تتضمنها؛ مما يساعدك على تقليل الإجابات من فئة (أ) في المرة الثانية لإجراء الاختبار، وبالموازنة بين إجابات الفئتين (ب) و(ت). بعد قراءتك للكتاب كرر إجراء هذا الاختبار مرة أخرى، أجب بصدق وموضوعية، وسوف تلاحظ تقدماً واضحاً.►
المصدر: كتاب كيف تُغيِّر مسار حياتك الشخصية والعمليّة
مقالات ذات صلة
ارسال التعليق